W poprzednich artykułach serii o modelach pojęciowych pisałem czym są i z jakich elementów się składają. Diagramami obrazowałem jak relacje zmieniają zwykły zbiór pojęć w faktyczny model. Lecz do budowy zrozumienia same obrazki nie wystarczą. Formalna reprezentacja wiedzy jest opisem słownym. Jego ważnym elementem składowym są definicje.

Definicje jednak cieszą się złą sławą. W szkole trzeba się było ich uczyć na pamięć. W pracy stają się obowiązkiem przykrym zarówno dla tych co je piszą (we wstępach do umów, regulaminów lub dokumentacji) jak i tych co je czytają (bo i tak niewiele z nich wynika). Ale wcale nie musi tak być. W tym wpisie dzielę się wskazówkami, które pozwolą z definicji wycisnąć maksimum korzyści.

W skrócie

Artykuł jest dość długi, więc dla zabieganych krótkie streszczenie w punktach:

1. Rozdziel opis od definicji.
2. Wydziel reguły definicyjne.
3. W definicji wyraź istotę rzeczy, jej sedno.
4. Sprawdź czy definicja może być synonimem.
5. Wspomagaj się klasyczną budową definicji.
6. Jeśli możesz skorzystać z gotowej definicji, to nie twórz własnej.
7. Dokładnie definiuj rzeczy podobne.
8. Na wszelki wypadek zdefiniuj terminy, które wydają się oczywiste.
9. Zobacz, do czego przydają się kryteria definicyjne.

Definicja a opis

Najwięcej pomaga zrozumienie, że czym innym jest definicja pojęcia a czym innym jego opis. To są dwie różne rzeczy, które służą różnym celom. Jak zaczniemy je stosować w odpowiedni sposób, to praca z definicjami bardzo się uprości.

Definicja x (definition) odpowiada na pytanie co to jest x? Nie mówi o tym co robi x, do czego służy, jak wygląda, jak smakuje itd. Z definicji kota nie dowiemy się, że jest miękki i puszysty.

Z tego powodu, by w pełni przekazać znaczenie pojęcia, można uzupełnić definicję opisem (description), gdzie wyjaśnimy cechy, ukażemy kontekst, dodamy obrazki i filmy itd.

O roli definicji i opisów lubię myśleć z perspektywy potrzeb osoby przyswajającej wiedzę. Gdy ktoś po raz pierwszy spotyka się z jakimś pojęciem i chce je zrozumieć, to potrzebuje wprowadzenia i wyjaśnienia. Sięga wówczas po podręczniki, szkolenia, instruktaże. Lecz nawet gdy już rozumie ogólną ideę to i tak musi się czasem wesprzeć definicją, by rozwiązać bieżący problem. Pomocy szukać będzie wtedy w słowniku.

Dlaczego to jest takie ważne? Bo wygląda na to, że dość często tworząc definicje chcemy jak najlepiej wyjaśnić znaczenie definiowanego terminu. Wydaje nam się, że czytelnik zapoznaje się z definicją bo nie rozumie danego pojęcia. Chcemy mu pomóc więc je opisujemy. Szybko się jednak okazuje, że na wyczerpujący opis nie ma w definicji miejsca. Kończymy zatem z opisem niedokładnym, który nie satysfakcjonuje ani autora ani odbiorcy.

A zatem klaruje się wyraźny podział:

• krótkie, zwięzłe i formalne definicje w jednym źródle prawdy,
• uzupełniające je opisy osobno (w filmach szkoleniowych, slajdach, tutorialach itp).

Przykład: drop-off fee

Wyobraźmy sobie wypożyczalnię aut (przykład zaczerpnięty z [1]). Poniżej przedstawiam jak może wyglądać pozycja w słowniku, zgodnym ze standardem SBVR. Kontekst pojęcia, jego wpływ na firmę itd zostały wydzielone z definicji, która stała się przez to prostsza.

Reguły definicyjne

Drugą rzeczą, która znacznie upraszcza definicje, jest wydzielenie z nich reguł definicyjnych.

Reguła definicyjna to (wg definicji z SBVR) taka reguła, która czyni dany stan rzeczy koniecznym (w oryginale: rule that necessitates a given state of affairs). Lub, mówiąc inaczej, wyraża pewną prawdę o definiowanym pojęciu. Ta prawda zawsze zachodzi i nie możemy nic z tym zrobić. Żadne z naszych działań nie mogą tego zmienić. A zatem reguły definicyjne nie mogą być złamane, czym różnią się od reguł behawioralnych (wymuszających lub zabraniających działań).

Najłatwiej jest to zrozumieć na przykładzie, więc nie zwlekajmy.

Przykład: wartość drop-off fee

Pozostajemy w obszarze wynajmu samochodów. Załóżmy, że jest w firmie reguła, która mówi, że opłata drop-off fee (zdefiniowana wyżej) nie może być mniejsza niż 9,99 dolarów. Wszystko co jest poniżej tej kwoty nie może zostać uznane za drop-off fee. Można to kryterium wyrazić na dwa sposoby.

1. Zawrzeć kryterium w definicji
   drop-off fee: cost not less than $9.99 for returning a rental car to a location other than where the rental car was picked-up
2. Określić oddzielną regułę definicyjną
   Definitional rule: Every drop-off fee is greater than $9.99.

W rozwiązaniu drugim, reguła definicyjna i definicja, choć są rozdzielne, to wzajemnie się uzupełniają i powinny być rozpatrywane wspólnie jako tzw. kryteria definicyjne. Najlepiej jest je zamieścić w słowniku razem. Uzupełniona pozycja w słowniku może wyglądać tak:

Korzyści reguł definicyjnych

Ross, omawiając powyższy przykład w [1] , zachęca do przyjęcia rozwiązania drugiego, przedstawiając argumenty, które cytuję poniżej.

• Definicja jest krótsza a zatem tańsza w utrzymaniu i prostsza w odbiorze.
• Kryteria definicyjne w postaci reguł są zawsze drugorzędne w stosunku do istoty pojęcia, wyrażonej w definicji.
• Wartość opłaty w rzeczywistości może być wyliczana na podstawie wielu czynników. Prawdopodobnie należałoby wziąć pod uwagę odległość między oddziałami, rozmiar parkingu, spalanie auta itd. Czy chcielibyśmy zawierać te wszystkie szczegóły w definicji? Mało praktyczne…
• Wartość minimalnego progu może się zmieniać. Dziś to jest 9,99 dolarów a jutro spadnie do 99 centów lub próg w ogóle zostanie zlikwidowany. Reguły się zmieniają. Definicje zaś powinny być stabilne i niezmienne. Lepiej nie zawierać w nich elementów zmiennych.

Cechy dobrej definicji

SBVR przypomina, że istnieją dwa rodzaje definicji:

• extensional definition
  definiuje pojęcie przez wyliczenie wszystkich jego egzemplarzy,
• intensional definition
  definicja opisująca pojęcie intencjonalnie, tłumacząc jego znaczenie.

W dalszej części opisuję cechy tego drugiego rodzaju definicji.

Istota rzeczy

Definiując pojęcie należy się skupić na jego istocie, czyli na tym, co odróżnia obiekty danego pojęcia od innych. Tę właściwość istoty (esencji) dobrze oddaje opis z wikipedii:

[Essence] is used in philosophy and theology as a designation for the property or set of properties or attributes that make an entity or substance what it fundamentally is, and which it has by necessity, and without which it loses its identity. Essence is contrasted with accident: a property or attribute the entity or substance has contingently, without which the substance can still retain its identity.³

W poszukiwaniu tego wyróżnika, który odpowiadać będzie za tożsamość danej rzeczy, powinniśmy zastanawiać się nad jej biznesowym znaczeniem. Nie patrzmy na definiowane pojęcie z perspektywy technologii lub najczęstszych zastosowań, ale szukajmy właściwości odpowiadających za ważność obiektów dla biznesu.

Np. książka to nie jest wynik zszycia ze sobą rozdziałów w ustalonej kolejności. Dokumentu nie definiujmy przez pryzmat jego fizycznej, papierowej postaci ale z punktu widzenia jego zdolności do przenoszenia treści. Petent i pacjent to są ludzie a nie, odpowiednio, obiekt postępowania administracyjnego lub nośnik choroby (chociaż z punktu widzenia naszych procesów taki obraz wystarczy).

Definicje bazujące na istocie rzeczy charakteryzują się mniejszą zmiennością, co zwiększa stabilność tworzonych rozwiązań.

Przykład: podpisywanie dokumentów

Zobrazuję to przykładem z aplikacji do zbierania podpisów, nad którą kiedyś pracowałem. W obsługiwanym procesie nadawca przesyłał pliki źródłowe i wskazywał odbiorców a system łączył je w odpowiedni sposób i tak utworzony dokument przekazywał wskazanym osobom do podpisu. Użytkownicy nie zawsze rozumieli jaka jest różnica między plikami źródłowymi a dokumentami – zwłaszcza jeśli nadawali tylko jeden plik. Zacząłem szukać definicji dla obu pojęć, chcąc udokumentować ich znaczenie w naszej bazie wiedzy.

W pierwszym podejściu chciałem zdefiniować dokument tak jak pracowaliśmy z nim na co dzień: jako plik powstały w wyniku łączenia plików źródłowych. Lecz zdałem sobie sprawę, że sposób tworzenia dokumentu nie stanowi o jego istocie. Ważniejsza jest jego rola w procesie. Zatem ostateczna definicja (której tutaj nie mogę zacytować) uwypuklała przeznaczenie dokumentu do bycia podpisanym. Natomiast sam sposób tworzenia został wyrażony w formie osobnej reguły definicyjnej.

Niedługo później okazało się, że ruszają prace nad obsługą dokumentów również innego typu. Definicja, oparta na właściwościach istotnych dla biznesu, nie musiała ulec zmianie. Tak samo abstrakcje, które, na jej podstawie, programiści stworzyli w systemie: kod był łatwiejszy do zmiany, bo operował na czymś co jest podpisywane a nie na zlepku plików źródłowych.

Dłuższy synonim

Warto też zwrócić uwagę, że definicja nie jest znaczeniem. Definicja reprezentuje znaczenie. A, jak pamiętamy z pierwszego artykułu serii, reprezentacja rzeczy nie jest rzeczą. Tak jak możemy lepiej lub gorzej namalować tę samą fajkę, tak samo możemy mieć lepszą lub gorszą definicję pojęcia. Możemy zmienić definicję (np. poprawić) bez zmiany znaczenia pojęcia.

Inną, częściej stosowaną, reprezentacją pojęcia jest termin. W teorii, ponieważ definicja i termin reprezentują to samo, można je stosować zamiennie. Dobra definicja powinna być jak nieco dłuższy synonim. Mimo że zastępowanie terminów ich definicjami nie jest sposobem na tworzenie czytelnych zdań, to jest to dobry test na sprawdzenie, czy definicja jest dobrze dobrana. Jeśli, po jej wstawieniu w zdanie, jego sens się nie zmienia, wówczas dobrze uchwyciliśmy znaczenie terminu.

Żeby przejść ten test, trzeba pamiętać, by definicja:

• była możliwie najkrótsza a więc pozbawiona wszystkiego co nie wyraża istoty pojęcia (patrz poprzedni punkt), np.:
  kawaler: nieżonaty mężczyzna,
  person: a human being,
• nie była zdaniem a więc powinna zaczynać się małą literą i nie kończyć kropką.

Budowa klasyczna

No dobrze… Wiemy już dużo o definicjach. Czas przyjrzeć się w jaki sposób można je tworzyć ⁴.

Zacznę od tego, że dążymy do wyrażenia, które będzie się dało włożyć w następujący szablon:

[termin] jest to [definicja terminu].

Powinniśmy uzyskać sensowne i gramatycznie poprawne zdanie, np.

Kawaler jest to nieżonaty mężczyzna.

Powyższa definicja zawiera wskazanie pewnego obszernego zbioru, do którego każdy kawaler należy (mężczyźni) oraz przymiotnika, który w zbiorze wyróżnia część obiektów (nieżonaty). To jest właśnie sedno definicji klasycznej, która zawiera określenie rodzaju (genus) i różnicy gatunkowej (differentia).

Tworząc definicję jakiegoś pojęcia, najlepiej jest zacząć od słowa określającego pojęcie nadrzędne. Ross w [1] nazywa to słowo (lub wyrażenie) kick-off word i podkreśla jego szczególną rolę. Od jego wyboru zależy, w którą stronę pójdą nasze dalsze myśli, czy łatwo określimy resztę definicji. Czy definiowany termin to jest szczególny przypadek zjawiska, urządzenia, człowieka, organizacji? Co najlepiej odda jego sedno?

Wybrane pojęcie nadrzędne staje się punktem zaczepienia, do którego należy dodać wyróżnik. Czym charakteryzują się egzemplarze danego pojęcia? Co odróżnia je od egzemplarzy pojęcia nadrzędnego? Odpowiedź na to pytanie może być jednym przymiotnikiem (tak jak ten nieżonaty) lecz częściej będzie dłuższym sformułowaniem. Wprowadzić je do definicji możemy m.in. imiesłowem lub przy pomocy słowa który, np.:

• użytkownik: osoba odwiedzająca serwis,
• użytkownik zarejestrowany: użytkownik, który założył konto w serwisie.

Jak widać pisanie definicji to nie jest sztuka, ale rzemiosło, którego można się nauczyć.

Dobre praktyki

Nie definiuj

Pierwszą praktyczną radą, dotyczącą definiowania, jest wskazówka, aby nie tworzyć definicji jeśli można użyć gotowych. A dokładniej: jeśli dobra definicja jest dostępna w renomowanych źródłach. Renomowane tzn. godne zaufania. Mogą to być np. słowniki języków naturalnych, standardy, normy lub wysokiej jakości opracowania branżowe.

Jeśli dany termin jest powszechny a jego rozumienie w naszej firmie nie odbiega od ogółu, wówczas zaglądamy do zewnętrznych źródeł. Jeśli znajdziemy tam dobrą definicje (pasującą znaczeniowo i poprawnie zapisaną) wtedy możemy ją przekopiować do naszego firmowego słownika, podając źródło. Jeśli mamy do definicji zastrzeżenia, wówczas możemy ją przepisać, zaznaczając w słowniku czym się inspirowaliśmy.

Zalety takiego podejścia:

• oszczędność czasu i kosztów utrzymania słowników,
• mniejsze ryzyko popełnienia błędu,
• zgodność ze standardami i słownikami branżowymi,
• mniejsze obciążenie poznawcze nowych pracowników (którzy znają termin ze studiów lub poprzedniej pracy).

W dodatku, ponieważ definiując pojęcia używamy terminów, które same wymagają zdefiniowania, ta zasada stanowi warunek stopu, czyli mówi nam kiedy przestać definiować. Jeśli w słowniku wyróżniamy nasze terminy (pogrubieniem, kolorem) wtedy czytelnik wie, które słowa mają swoje definicje, a które są terminalne, tzn. należy je rozumieć w ich ogólnym znaczeniu.

Przykład: EU-Rent

SBVR zawiera Załącznik G z przykładem słownika dla fikcyjnej wypożyczalni samochodów o nazwie EU-Rent. Na początku dokumentu zostały zdefiniowane słownictwa (vocabularies), do których odniesienia znajdują się w dalszej części słownika. Na zrzutach cytuję fragment, w którym mamy dwa zewnętrzne słowniki: przykładowy, fikcyjny standard nazewniczy dla branży wynajmu aut oraz słownik języka angielskiego. Poniżej jest przykład dwóch haseł, których definicje są zaczerpnięte z podanych słowników.

Dokładniej definiuj podobne rzeczy

Definicje odległych pojęć (tj. takich, które znacznie się różnią), mogą być dość luźne i nieprecyzyjne. Nie ma sensu poświęcać im zbyt wiele czasu. Więcej uwagi trzeba przywiązać do definicji pojęć podobnych. Te powinny starannie wyznaczać granice między obiektami (łac. dēfīnītiō – wyznaczenie granic).

W praktyce oznacza to, że gdy po raz pierwszy definiujemy jakieś pojęcie, róbmy to raczej z grubsza. Pilnujmy poprawnej składni, odpowiednio wybierzmy genus, skupmy się na istocie. Ale nie martwmy się zanadto przypadkami brzegowymi. Wydajmy pierwszą wersję słownika i czekajmy na ewentualne opinie czytelników, by je uwzględnić w drugiej edycji.

Jednak może być tak, że – w wyniku rozwoju firmy – pojawi się w naszym biznesie nowy termin. Może w reakcji na nową szansę sprzedażową? Może w odpowiedzi na materializację jakiegoś ryzyka? Niezależnie od przyczyn okazuje się, że trzeba nieco zniuansować nasze działania i w związku z tym pojawia się nowe pojęcie, podobne do już istniejącego. Wtedy należy wrócić do słownika i precyzyjnie wyznaczyć granice między tym co stare a co nowe.

Weźmy np. fikcyjną firmę, która ubezpiecza domy i samochody. Dom i samochód koncepcyjnie bardzo się różnią, ich definicje raczej nie będą na siebie zachodzić i budzić wątpliwości (chyba, że ktoś zechce ubezpieczyć przyczepę kempingową). Ale biznes nie stoi w miejscu i po jakimś czasie oferta zostaje wzbogacona. Najpierw o możliwość ubezpieczenia mieszkania. Dom i mieszkanie to są rzeczy podobne (jako coś, w czym mieszkają ludzie) więc trzeba będzie poprawić definicję domu. Następnie zostaje zaktualizowane naliczanie składki za samochody – od teraz będzie brany pod uwagę m.in. rodzaj nadwozia. Wprowadzamy nowe terminy: kombi, sedan, hatchback. Nad ich definicjami spędzimy zapewne nieco więcej czasu.

Definiowanie oczywistości

Koń, jaki jest, każdy widzi – znany cytat z księdza Chmielowskiego obrazuje naszą niechęć do definiowania rzeczy oczywistych. Czasami jednak warto to zrobić, bo oczywistości zaskakująco często wcale nie są oczywiste, o czym dowiadujemy się zwykle znienacka.

Przyczyną pewnie jest to, że o rzeczy niejasne lub nieznane pracownicy dopytują. O oczywistości nikt nie zapyta, żeby się nie narazić na śmieszność.

Znajomy opowiedział mi kiedyś przykład z międzynarodowej korporacji. Termin projekt (w kontekście zmian na stronie internetowej) był tam inaczej rozumiany przez centralę z Ameryki a inaczej przez pracowników oddziału europejskiego. Tam projektami były wszelkie zmiany na stronie, nawet dość drobne. Tutaj natomiast projekt to była większa inicjatywa, obejmująca naprawdę duże zmiany. Zanim różnica została wyjaśniona, Amerykanie dziwili się dlaczego w Europie projekty trwają tak długo. Z kolei Europejczycy nie mieli już pomysłów jak jeszcze bardziej przyspieszyć pracę. Z perspektywy czasu i z zewnątrz nieporozumienie wydaje się zabawne. Lecz trwająca miesiącami frustracja, obawy i stres były prawdziwe.

Uczymy się na błędach jeśli uzupełniamy słownik po wystąpieniu nieporozumień. Lepiej jednak zapobiegać niż leczyć więc zdefiniujmy sobie (przynajmniej fundamentalne) pojęcia.

Potrzeba definicji

Klasyfikacja – chleb powszedni

Z definicją zapoznajemy się zwykle, by pojąć znaczenie danego terminu. Lecz później też do niej wracamy. Zazwyczaj by się nią wesprzeć przy klasyfikacji.

O klasyfikacji pisałem już w poprzednim wpisie. Dla przypomnienia jest to czynność polegająca na dopasowaniu konkretnego obiektu lub sytuacji do odpowiedniego pojęcia. W języku potocznym jest to tzw. szufladkowanie.

W pracy na co dzień klasyfikujemy różne rzeczy i nie zawsze jest to trywialne. Poniżej hipotetyczne sytuacje pracowników z różnych działów.

• Pracownik wsparcia: Czy to co się dzieje teraz na produkcji to awaria, błąd czy usterka? Bo muszę wiedzieć, którą procedurę uruchomić i jaki nadać priorytet sprawie…
• QA Lead: Co to jest Trwały Nośnik? Chcę zaprojektować testy, które sprawdzą, czy nasz system odpowiednio dostarcza dokumenty. Muszę wiedzieć jak mam klasyfikować działanie aplikacji jako poprawne lub błędne.
• Sprzedawca: Czy dana firma to jest lead z segmentu corporate czy enterprise? Bo nie wiem, którą ofertę przygotować…
• Analityk danych: Robię dla szefa raport z zakończonych procesów. Ale co to znaczy „zakończony proces”? Jakie statusy uwzględnić? Jak zaklasyfikować konkretne instancje?
• Programista: Czy test double, którego chcę użyć w swoim teście, to jest mock, spy czy stub? Bo chcę poprawnie nazwać zmienną…
• Prawnik: Czy zgłoszenie, które właśnie do mnie dotarło, to jest (w rozumieniu naszej firmy) incydent RODO czy jeszcze nie?
• Pracownik firmy ubezpieczeniowej: Klient chce kupić ubezpieczenie jakiegoś dziwnego pojazdu. Czy mam go zaklasyfikować do ubezpieczeń komunikacyjnych czy mienia ruchomego?

Niektóre z tych decyzji nie są kluczowe (np. nazwa zmiennej) lecz inne mogą nieść poważne konsekwencje (np. kary umowne za naruszenie SLA, utrata klienta). Od wyniku klasyfikacji zależy, czy zostaną zastosowane odpowiednie reguły i procesy biznesowe.

Ryzyka wiedzy w głowach

Doświadczeni pracownicy klasyfikują szybko i dość precyzyjnie. Zazwyczaj też chętnie wspierają kolegów młodszych stażem. Lecz opieranie się tylko na ich wiedzy, doświadczeniu i motywacji może być ryzykowne. Poniżej kilka przykładowych ryzyk:

• Paraliż zespołu
  Jeśli zespół jest uzależniony od eksperta, wówczas dojdzie do paraliżu gdy specjalista będzie niedostępny. Nie tylko podczas jego urlopu lub po odejściu z firmy ale nawet na co dzień: jeśli jest na spotkaniu lub już skończył pracę.
• Ograniczona nauka
  W przypadku popełnienia błędu, indywidualny pracownik szybko wyciągnie naukę ze swojej pomyłki i zmieni swój sposób działania. Ale nie zawsze łatwo będzie mu aktualizować wskazówki, którymi dzielił się z innymi. Uczy się pracownik a nie firma.
• Brak spójności i konflikty
  Groźne są różnice zdań między doświadczonymi pracownikami. Nawet jeśli w większości sytuacji są zgodni, to w przypadkach brzegowych mogą wychodzić na jaw rozbieżności w rozumieniu znaczeń. Skutkować to będzie albo otwartym konfliktem albo niespójnością: część spraw zostanie załatwionych w jeden sposób a część inaczej.

Do klasyfikacji lepsza definicja niż opis

Dobre kryteria definicyjne są jak szablon, do którego porównujemy obiekty. Jak otwory w zabawce, w które wrzucamy klocki. Powinny być proste, czytelne, jasne i szybkie w użyciu.

Warto utrzymywać firmowy słownik, będący źródłem prawdy, bo:

• definicje są prostsze w stworzeniu i utrzymaniu niż obszerne opisy,
• definicje są praktyczniejsze (lepiej się nadają do codziennej pracy) niż wyczerpujące (temat i czytelnika) artykuły na wiki,
• słownik jest zawsze bardziej dostępny niż doświadczony pracownik,
• słownik stanowi zewnętrzny autorytet, wg którego rozwiązujemy konflikty.

Przypisy i bibliografia

1. Ross, R.: Business Knowledge Blueprints, Enabling Your Data to Speak the Language of the Business. Wyd. 2. 2020.

2. SBVR 1.5. Grudzień 2019. Semantics Of Business Vocabulary And Business Rules [online] Dostęp w internecie: https://www.omg.org/spec/SBVR/1.5

3. Essence, [hasło w:] Wikipedia [online] Dostęp w Internecie: https://en.wikipedia.org/wiki/Essence [dostęp: 22.02.2023]

4. Nauka dzieli definicje na różne rodzaje, m.in. ze względu na ich budowę. Nie zagłębiając się w teorie i bez rozważania niuansów opisuję jak prosto można stosować najbardziej popularny rodzaj zaproponowany przez Arystotelesa: definicję równościową klasyczną.